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驗(yàn)廠預(yù)審工廠一定要做好，要不要反復(fù)整改

人氣瀏覽: (3907) 發(fā)布時(shí)間: [2020-03-21]

一般來(lái)說(shuō)，工廠完成初次驗(yàn)廠和相關(guān)整改大概需要?dú)v時(shí)5－6個(gè)月，有些甚至要達(dá)到一年以上，但也有少數(shù)工廠可以用兩個(gè)月就可以達(dá)到買(mǎi)家全部審核要求。固然，這些差別的產(chǎn)生和工廠自身的管理水平、硬件條件、人員素質(zhì)都脫不了干系，但是工廠能否做好自身的預(yù)審工作卻是更為重要的影響因素。
完整的預(yù)審工作至少要包含以下幾個(gè)步驟：
1. 建立工廠預(yù)審小組：預(yù)審和自發(fā)整改不僅會(huì)涉及廠內(nèi)多個(gè)部門(mén)，還可能持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間。預(yù)審工作往往因?yàn)椴块T(mén)間的各自為政而停滯不前。這期間，一個(gè)跟進(jìn)買(mǎi)家驗(yàn)廠要求，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的預(yù)審小組是必不可少的。工廠高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該授權(quán)并大力支持該預(yù)審小組，以便其可以順利調(diào)配人力物力，完成預(yù)審和整改任務(wù)。
2. 熟悉驗(yàn)廠條款內(nèi)容：作為預(yù)審小組的成員不僅要清楚每條的內(nèi)容，還要知道評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，以及各條款在總評(píng)分中的權(quán)重。權(quán)重可以幫助供應(yīng)商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會(huì)責(zé)任審計(jì)中的“炸彈”，即便工廠其它各項(xiàng)都達(dá)標(biāo)，只要觸碰該“禁區(qū)”，則“必死無(wú)疑”，大多數(shù)買(mǎi)家發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有這種情況，基本不會(huì)給第二次機(jī)會(huì)。
這里還需指出，每個(gè)買(mǎi)家都有各自檢驗(yàn)方式和標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)驗(yàn)再豐富的工廠在面對(duì)新客戶時(shí)也須逐條確認(rèn)驗(yàn)廠要求。舉例來(lái)講，買(mǎi)家A的周工時(shí)上限是72小時(shí)，而買(mǎi)家B的周工時(shí)上限是60小時(shí)。此時(shí)，通過(guò)A驗(yàn)廠的供應(yīng)商只有兩個(gè)選擇，要么整改工時(shí)達(dá)到B的要求，要么放棄B這個(gè)客戶。而這種整改很費(fèi)時(shí)，絕非一兩個(gè)月可以完成。
所以，供應(yīng)商應(yīng)在正式審計(jì)前三個(gè)月就拿到買(mǎi)家的審核標(biāo)準(zhǔn)，有可能的話，應(yīng)該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應(yīng)商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗(yàn)廠要求之間的差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預(yù)審工作的計(jì)劃。

3. 制定工作計(jì)劃：為了保障預(yù)審工作的有效率進(jìn)行，審計(jì)、整改、培訓(xùn)、溝通會(huì)議等一系列工作必須有一個(gè)計(jì)劃來(lái)統(tǒng)籌安排。該計(jì)劃不僅要約束各項(xiàng)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，指明各項(xiàng)工作的責(zé)任人，還要擁有一定的彈性。各時(shí)間節(jié)點(diǎn)間的間隔可以視實(shí)際操作進(jìn)程而定，進(jìn)行順利可以相應(yīng)縮短，反之則可延長(zhǎng)，但全部整改的完成節(jié)點(diǎn)至少設(shè)在正式審計(jì)的前一周。
4. 人員培訓(xùn)：預(yù)審小組成員理解全部驗(yàn)廠條款后，再將這部分內(nèi)容給相關(guān)部門(mén)員工做培訓(xùn)，并跟蹤其落實(shí)情況。員工培訓(xùn)的頻次和內(nèi)容都將依據(jù)每次預(yù)審后的結(jié)果作調(diào)整。初期階段的培訓(xùn)基本上是向不同部門(mén)員工作相關(guān)條款的解釋，之后的培訓(xùn)內(nèi)容可能針對(duì)每次預(yù)審發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題有針對(duì)性地細(xì)化、具體化。如果供應(yīng)商擔(dān)心自己曲解條款要求，不妨邀請(qǐng)買(mǎi)家來(lái)做初次培訓(xùn)。
5. 執(zhí)行預(yù)審，跟進(jìn)整改：一般預(yù)審由預(yù)審小組成員充當(dāng)審計(jì)員的角色，按照驗(yàn)廠條款逐一檢查。缺乏驗(yàn)廠經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商也可請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)來(lái)做第一次預(yù)審和相關(guān)輔導(dǎo)。但是無(wú)論誰(shuí)來(lái)做預(yù)審，供應(yīng)商必須將每次預(yù)審當(dāng)作正式審計(jì)來(lái)看待。每次預(yù)審中發(fā)現(xiàn)的不符點(diǎn)都要及時(shí)整改，切莫成為下次審計(jì)的“歷史遺留問(wèn)題”。將驗(yàn)廠要求變成管理標(biāo)準(zhǔn)，以不變應(yīng)萬(wàn)變突擊搞形象工程萬(wàn)萬(wàn)要不得，后果往往很?chē)?yán)重……
供應(yīng)商們之所以抱怨“驗(yàn)廠”，是因?yàn)轵?yàn)廠成為了他們的沉重負(fù)擔(dān)。不僅新客戶要驗(yàn)廠，老客戶更是每年復(fù)驗(yàn)。一接到客戶的驗(yàn)廠通知，工廠頓時(shí)全民皆兵，全廠開(kāi)始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時(shí)抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過(guò)，還會(huì)影響工廠正常的生產(chǎn)秩序。以質(zhì)量驗(yàn)廠中的倉(cāng)庫(kù)管理為例，不少工廠因?yàn)槠綍r(shí)疏于管理，庫(kù)存堆放高度大大超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)。所以不得不在驗(yàn)廠前一天晚上，加班加點(diǎn)搬運(yùn)整理庫(kù)存，將高出部分的紙箱堆往別處。
結(jié)果第二天驗(yàn)廠時(shí)，還是發(fā)現(xiàn)了不符點(diǎn)——堆倉(cāng)高度是正確了，可是庫(kù)存吊卡的數(shù)量忘記修改，導(dǎo)致記錄數(shù)和實(shí)物數(shù)不符，這樣的例子在社會(huì)責(zé)任審計(jì)中也時(shí)有發(fā)生。有工廠周日超時(shí)加班，自以為在驗(yàn)廠前已將考勤記錄修改得天衣無(wú)縫，但食堂在周日的采購(gòu)記錄顯示該日的采購(gòu)量為全廠工人的伙食量，即暴露了全場(chǎng)周日加班的事實(shí)。由上述例子我們可以看到，臨時(shí)“應(yīng)付”不能從根本上解決問(wèn)題，供應(yīng)商要想從驗(yàn)廠中真正解脫出來(lái)，只有把驗(yàn)廠要求納入日常管理規(guī)范中。客戶驗(yàn)廠有怎樣的要求，工廠平時(shí)就怎樣管理。臨到驗(yàn)廠，工廠也無(wú)需采取大動(dòng)作來(lái)整改，客戶看到的情況就是工廠平時(shí)管理的最真實(shí)情況。

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