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外貿客戶驗廠-創思維助推企業引領時代步伐！
人氣瀏覽: (3039) 發布時間: [2018-06-23]
相信很多業務員都有這樣的體驗：一個客戶跟蹤了大半年，價格樣品都被對方認可，最終卻因為驗廠沒有過關錯失訂單。還有很多朋友把客戶提出的驗廠理解為“參觀”，沒有引起足夠的重視，最后痛失訂單。
中國企業要進入國際市場，與國際大買家合作，其中很重要的就是要通過國際買家的驗廠，特別是勞動密集型的企業，勞工的待遇、工作環境以及環保情況都是歐美買家驗廠時所關注的。而中國企業自身也可以參照歐美買家驗廠標準來要求自己，盡快成為國際化企業，更好的應對國際貿易中的貿易壁壘和反傾銷。
針對買家驗廠，應正確理解積極應對
我們經常聽到供應商抱怨驗廠是對中國供應商的一種歧視，是貿易壁壘的另一種表現形式。事實并非如此：供應商追求的是長期的貿易伙伴，同理，對買家也是如此。買家希望通過驗廠對供應商作進一步了解，獲得生產規模、管理水平、技術水平和勞資關系等方面的具體信息，并將這些信息比對其供應商標準作綜合評估，再根據評估結果進行取舍，驗廠報告為買家判斷該供應商是否可以長期合作提供了依據。
另外，驗廠還可以幫助買家維護良好的聲譽和發展的可持續性。經常可以看到國外的一些媒體曝光某著名品牌使用童工、監獄工或者嚴重剝削勞力的事情，結果是這些品牌不僅遭受巨額罰款，還有來自消費者的聯合抵制。現如今，驗廠不僅僅是采購企業自身的需要，也是迫于歐美法令的必要舉措。驗廠對于中國供應商非但不是“有所指”，相反還是一次“契機”。驗廠可以幫助供應商提升管理，改進勞資關系，更為雙方的長期合作和穩定發展奠定了基礎。
目前驗廠有社會責任驗廠、質量驗廠、技術驗廠、以及911事件后新增的反恐驗廠等幾種。其中，對大多數供應商來說，社會責任審計是難度最大的驗廠。社會責任審計會涉及工資工時、勞動環境、歧視和環境保護等諸多內容。而且，某些審計條款的買家標準甚至高過地方法律或條例的要求。于是，很多供應商因驗廠無法通過與百萬訂單失之交臂。還有一些供應商，好不容易通過首次驗廠獲得長期供貨的資格，可是在年度復審中被發現有重大違規，被迫中止合作。驗廠成為越來越多出口企業說不出的痛。
驗廠前供應商應和買家積極主動地溝通，清楚地知道驗廠的人員組成、工作流程、審計標準等等，并做好審計前相應的準備工作。以社會責任驗廠為例，通常流程如下：
見面會（Opening Meeting）。雙方介紹，驗廠審計員（Auditor，可以是買家代表，也可以是第三方審計機構，如UL，ITS等機構）解釋此次驗廠目的，時間安排以及驗廠過程中需要供應商做的配合工作等
現場檢查（On-site Inspection）。審計員和廠方陪同人員檢驗工廠。檢驗工廠之前，審計員會要求工廠提供標示消防通道和緊急出口的平面圖。檢驗過程中，審計員會依據審計要求在現場逐條檢查，如消防設施、危險品存放等。其間，審計員可能會現場拍照取證或者要求復印某些記錄文件，當然，這些動作事先都應征得廠方同意。審計員在檢驗過程中如果有疑問，還會在現場向工人或者管理人員直接提問。
文件審核（Documents Inspection）。審計員通常要求工廠出示考勤記錄、工資發放記錄、員工花名冊、員工保險證明、消防檢查和演習記錄等文件。審計員以這些文件反映出的信息判定工廠在工資工時、工作環境等方面與審計要求有否不符。審計員通常還會將這些文檔中的信息和現場的工人回答以及現場取證的信息進行核對。比如，審計員將某倉庫工人的考勤記錄和倉庫收發貨時間進行對比，發現考勤顯示某日為工廠休息日而倉庫于該日又有收料記錄。這種情況下，如廠方又無法給予合理解釋并提供相關證據，則視為疑點或直接為不符點.
工人訪談（Workers Interview）。工人面談的對象選擇可以是審計員在花名冊中隨機抽取，也可以是有傾向地抽取，如刻意挑選16～18歲的未成年工，又或者是被審計員在現場檢查時記錄下工號的那些工人。面談的內容基本都和工資工時、工作環境、人權保護相關。為了保護工人的權益，面談的過程對廠方嚴格保密，既不允許廠方管理人員在場，也不允許其在面談室附近區域逗留。
管理人員訪談（Management Interview）。這個階段已接近驗廠尾聲，審計員會就之前發現的疑點或者信息不充分的部分做進一步提問。訪談對象也是根據需要隨點隨到，可以是車間拉長、廠長，也可以是財務.
總結會議（Ending Meeting）。審計員將驗廠過程中看到的優點和不符點加以總結。這個總結會以書面的形式當場給工廠確認并簽章。如果工廠對其中某些點表示不同意，也可以將意見備注在總結報告中。正式審計報告一般在5個工作日后送達工廠。
對相同類別的驗廠，如果買家不同，流程和相關審核文件也可能會大相徑庭。建議工廠至少在正式驗廠前一周和買家溝通流程、文件和人員準備等信息，以免影響驗廠的效率和審廠結果。如果因為某人員不到位，或者某文件當場無法獲得，相關審核點往往會被視作信息不充分的疑點。另外，驗廠的范圍一般為整個廠區，工廠方面需要提前準備好各個庫房以及鎖閉區域的鑰匙，以備審計員隨時檢查。
做好預審工作，避免反復整改
一般來說，工廠完成初次驗廠和相關整改大概需要歷時5－6個月，有些甚至要達到一年以上，但也有少數工廠可以用兩個月就可以達到買家全部審核要求。固然，這些差別的產生和工廠自身的管理水平、硬件條件、人員素質都脫不了干系，但是工廠能否做好自身的預審工作卻是更為重要的影響因素。完整的預審工作至少要包含以下幾個步驟：
一．建立工廠預審小組。預審和自發整改不僅會涉及廠內多個部門，還可能持續相當長的一段時間。預審工作往往因為部門間的各自為政而停滯不前。這期間，一個跟進買家驗廠要求，統籌協調的預審小組是必不可少的。工廠高層領導應該授權并大力支持該預審小組，以便其可以順利調配人力物力，完成預審和整改任務。
二．熟悉驗廠條款內容。作為預審小組的成員不僅要清楚每條的內容，還要知道評分標準，以及各條款在總評分中的權重。權重可以幫助供應商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會責任審計中的“炸彈”，即便工廠其它各項都達標，只要觸碰該“禁區”，則“必死無疑”，大多數買家發現供應商有這種情況，基本不會給第二次機會。這里還需指出，每個買家都有各自檢驗方式和標準，經驗再豐富的工廠在面對新客戶時也須逐條確認驗廠要求。舉例來講，買家A的周工時上限是72小時，而買家B的周工時上限是60小時。此時，通過A驗廠的供應商只有兩個選擇，要么整改工時達到B的要求，要么放棄B這個客戶。而這種整改很費時，絕非一兩個月可以完成。所以，供應商應在正式審計前三個月就拿到買家的審核標準，有可能的話，應該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗廠要求之間的 差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預審工作的計劃。
三．制定工作計劃。為了保障預審工作的有效率進行，審計、整改、培訓、溝通會議等一系列工作必須有一個計劃來統籌安排。該計劃不僅要約束各項工作的時間節點，指明各項工作的責任人，還要擁有一定的彈性。各時間節點間的間隔可以視實際操作進程而定，進行順利可以相應縮短，反之則可延長，但全部整改的完成節點至少設在正式審計的前一周。
四．人員培訓。預審小組成員理解全部驗廠條款后，再將這部分內容給相關部門員工做培訓，并跟蹤其落實情況。員工培訓的頻次和內容都將依據每次預審后的結果作調整。初期階段的培訓基本上是向不同部門員工作相關條款的解釋，之后的培訓內容可能針對每次預審發現的問題有針對性地細化、具體化。如果供應商擔心自己曲解條款要求，不妨邀請買家來做初次培訓。
五． 執行預審，跟進整改。一般預審由預審小組成員充當審計員的角色，按照驗廠條款逐一檢查。缺乏驗廠經驗的供應商也可請第三方機構來做第一次預審和相關輔導。但是無論誰來做預審，供應商必須將每次預審當作正式審計來看待。每次預審中發現的不符點都要及時整改，切莫成為下次審計的“歷史遺留問題”。
六． 將驗廠要求變成管理標準，以不變應萬變, 突擊搞形象工程萬萬要不得，后果往往很嚴重……供應商們之所以抱怨“驗廠”，是因為驗廠成為了他們的沉重負擔。不僅新客戶要驗廠，老客戶更是每年復驗。一接到客戶的驗廠通知，工廠頓時全民皆兵，全廠開始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過，還會影響工廠正常的生產秩序。以質量驗廠中的倉庫管理為例，不少工廠因為平時疏于管理，庫存堆放高度大大超過標準。所以不得不在驗廠前一天晚上，加班加點搬運整理庫存，將高出部分的紙箱堆往別處；
七. 結果第二天驗廠時，還是發現了不符點——堆倉高度是正確了，可是庫存吊卡的數量忘記修改，導致記錄數和實物數不符，這樣的例子在社會責任審計中也時有發生。有工廠周日超時加班，自以為在驗廠前已將考勤記錄修改得天衣無縫，但食堂在周日的采購記錄顯示該日的采購量為全廠工人的伙食量，即暴露了全場周日加班的事實。
由上述例子我們可以看到，臨時“應付”不能從根本上解決問題，供應商要想從驗廠中真正解脫出來，只有把驗廠要求納入日常管理規范中。客戶驗廠有怎樣的要求，工廠平時就怎樣管理。臨到驗廠，工廠也無需采取大動作來整改，客戶看到的情況就是工廠平時管理的最真實情況。
驗廠過程中的幾點注意事項, 紅包游戲千萬別玩！在此，深圳市創思維企業管理技術服務有限公司鄭重提醒您幾點注意事項：
1． 如果不是突擊驗廠，可事先與驗廠人員就驗廠標準和驗廠程序做一個初步溝通。
2． 當驗廠人員提出驗廠，不得拒絕，否則容易被取消資格。
3． 最好不要通盲目企圖過送禮或消費等方式拉攏驗廠人員，否則會被對方認為有賄賂的嫌疑。
4． 驗廠人員出示文件清單后，應立即提供相關文件，不得讓對方久候。
5． 一次驗廠不合格，只要不是致命問題，可根據驗廠報告上的整改意見對工廠進行改進后再約第二次驗廠。
6． 如果標準比較苛刻，可在驗廠前請專業機構前來幫助整改。
總結：很多企業面對驗廠展示出不少“應付之法”，但不論手段如何高超，最終都難逃“百密一疏”的結果。供應商只有樹立正確的應對態度，采取正確的應對方法，才可能走出驗廠的“怪圈”。我們希望此文能夠對那些仍在“怪圈”掙扎的供應商有所幫助，令驗廠成為企業提升競爭力的契機，而不再是企業拓展業務的障礙。
中國企業要進入國際市場，與國際大買家合作，其中很重要的就是要通過國際買家的驗廠，特別是勞動密集型的企業，勞工的待遇、工作環境以及環保情況都是歐美買家驗廠時所關注的。而中國企業自身也可以參照歐美買家驗廠標準來要求自己，盡快成為國際化企業，更好的應對國際貿易中的貿易壁壘和反傾銷。
針對買家驗廠，應正確理解積極應對
我們經常聽到供應商抱怨驗廠是對中國供應商的一種歧視，是貿易壁壘的另一種表現形式。事實并非如此：供應商追求的是長期的貿易伙伴，同理，對買家也是如此。買家希望通過驗廠對供應商作進一步了解，獲得生產規模、管理水平、技術水平和勞資關系等方面的具體信息，并將這些信息比對其供應商標準作綜合評估，再根據評估結果進行取舍，驗廠報告為買家判斷該供應商是否可以長期合作提供了依據。
另外，驗廠還可以幫助買家維護良好的聲譽和發展的可持續性。經常可以看到國外的一些媒體曝光某著名品牌使用童工、監獄工或者嚴重剝削勞力的事情，結果是這些品牌不僅遭受巨額罰款，還有來自消費者的聯合抵制。現如今，驗廠不僅僅是采購企業自身的需要，也是迫于歐美法令的必要舉措。驗廠對于中國供應商非但不是“有所指”，相反還是一次“契機”。驗廠可以幫助供應商提升管理，改進勞資關系，更為雙方的長期合作和穩定發展奠定了基礎。
目前驗廠有社會責任驗廠、質量驗廠、技術驗廠、以及911事件后新增的反恐驗廠等幾種。其中，對大多數供應商來說，社會責任審計是難度最大的驗廠。社會責任審計會涉及工資工時、勞動環境、歧視和環境保護等諸多內容。而且，某些審計條款的買家標準甚至高過地方法律或條例的要求。于是，很多供應商因驗廠無法通過與百萬訂單失之交臂。還有一些供應商，好不容易通過首次驗廠獲得長期供貨的資格，可是在年度復審中被發現有重大違規，被迫中止合作。驗廠成為越來越多出口企業說不出的痛。
為了爭取訂單，沒通過驗廠的供應商們開始另辟蹊徑。有的購買所謂驗廠軟件，以幫助工廠做出符合審計要求的“完美文件”；有的聘請驗廠公司培訓工人，使之個個成為驗廠中的“應答高手”；更有甚者，不惜違反法律賄賂審計員。但這些作假手段往往漏洞百出，非但不能從根本上幫助工廠解決驗廠難題，反而使之受縛于“為了驗廠而驗廠”的“怪圈”，整日在謊言中疲于奔命，最終也只落得個名利雙失的下場。可見，供應商與其將大把精力用于弄虛作假，還不如積極切實地應對驗廠。創思維社會責任項目總監NavyZhang 認為企業應該做好如下幾點；
驗廠前供應商應和買家積極主動地溝通，清楚地知道驗廠的人員組成、工作流程、審計標準等等，并做好審計前相應的準備工作。以社會責任驗廠為例，通常流程如下：
見面會（Opening Meeting）。雙方介紹，驗廠審計員（Auditor，可以是買家代表，也可以是第三方審計機構，如UL，ITS等機構）解釋此次驗廠目的，時間安排以及驗廠過程中需要供應商做的配合工作等
現場檢查（On-site Inspection）。審計員和廠方陪同人員檢驗工廠。檢驗工廠之前，審計員會要求工廠提供標示消防通道和緊急出口的平面圖。檢驗過程中，審計員會依據審計要求在現場逐條檢查，如消防設施、危險品存放等。其間，審計員可能會現場拍照取證或者要求復印某些記錄文件，當然，這些動作事先都應征得廠方同意。審計員在檢驗過程中如果有疑問，還會在現場向工人或者管理人員直接提問。
文件審核（Documents Inspection）。審計員通常要求工廠出示考勤記錄、工資發放記錄、員工花名冊、員工保險證明、消防檢查和演習記錄等文件。審計員以這些文件反映出的信息判定工廠在工資工時、工作環境等方面與審計要求有否不符。審計員通常還會將這些文檔中的信息和現場的工人回答以及現場取證的信息進行核對。比如，審計員將某倉庫工人的考勤記錄和倉庫收發貨時間進行對比，發現考勤顯示某日為工廠休息日而倉庫于該日又有收料記錄。這種情況下，如廠方又無法給予合理解釋并提供相關證據，則視為疑點或直接為不符點.
工人訪談（Workers Interview）。工人面談的對象選擇可以是審計員在花名冊中隨機抽取，也可以是有傾向地抽取，如刻意挑選16～18歲的未成年工，又或者是被審計員在現場檢查時記錄下工號的那些工人。面談的內容基本都和工資工時、工作環境、人權保護相關。為了保護工人的權益，面談的過程對廠方嚴格保密，既不允許廠方管理人員在場，也不允許其在面談室附近區域逗留。
管理人員訪談（Management Interview）。這個階段已接近驗廠尾聲，審計員會就之前發現的疑點或者信息不充分的部分做進一步提問。訪談對象也是根據需要隨點隨到，可以是車間拉長、廠長，也可以是財務.
總結會議（Ending Meeting）。審計員將驗廠過程中看到的優點和不符點加以總結。這個總結會以書面的形式當場給工廠確認并簽章。如果工廠對其中某些點表示不同意，也可以將意見備注在總結報告中。正式審計報告一般在5個工作日后送達工廠。
對相同類別的驗廠，如果買家不同，流程和相關審核文件也可能會大相徑庭。建議工廠至少在正式驗廠前一周和買家溝通流程、文件和人員準備等信息，以免影響驗廠的效率和審廠結果。如果因為某人員不到位，或者某文件當場無法獲得，相關審核點往往會被視作信息不充分的疑點。另外，驗廠的范圍一般為整個廠區，工廠方面需要提前準備好各個庫房以及鎖閉區域的鑰匙，以備審計員隨時檢查。
做好預審工作，避免反復整改
一般來說，工廠完成初次驗廠和相關整改大概需要歷時5－6個月，有些甚至要達到一年以上，但也有少數工廠可以用兩個月就可以達到買家全部審核要求。固然，這些差別的產生和工廠自身的管理水平、硬件條件、人員素質都脫不了干系，但是工廠能否做好自身的預審工作卻是更為重要的影響因素。完整的預審工作至少要包含以下幾個步驟：
一．建立工廠預審小組。預審和自發整改不僅會涉及廠內多個部門，還可能持續相當長的一段時間。預審工作往往因為部門間的各自為政而停滯不前。這期間，一個跟進買家驗廠要求，統籌協調的預審小組是必不可少的。工廠高層領導應該授權并大力支持該預審小組，以便其可以順利調配人力物力，完成預審和整改任務。
二．熟悉驗廠條款內容。作為預審小組的成員不僅要清楚每條的內容，還要知道評分標準，以及各條款在總評分中的權重。權重可以幫助供應商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會責任審計中的“炸彈”，即便工廠其它各項都達標，只要觸碰該“禁區”，則“必死無疑”，大多數買家發現供應商有這種情況，基本不會給第二次機會。這里還需指出，每個買家都有各自檢驗方式和標準，經驗再豐富的工廠在面對新客戶時也須逐條確認驗廠要求。舉例來講，買家A的周工時上限是72小時，而買家B的周工時上限是60小時。此時，通過A驗廠的供應商只有兩個選擇，要么整改工時達到B的要求，要么放棄B這個客戶。而這種整改很費時，絕非一兩個月可以完成。所以，供應商應在正式審計前三個月就拿到買家的審核標準，有可能的話，應該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗廠要求之間的 差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預審工作的計劃。
三．制定工作計劃。為了保障預審工作的有效率進行，審計、整改、培訓、溝通會議等一系列工作必須有一個計劃來統籌安排。該計劃不僅要約束各項工作的時間節點，指明各項工作的責任人，還要擁有一定的彈性。各時間節點間的間隔可以視實際操作進程而定，進行順利可以相應縮短，反之則可延長，但全部整改的完成節點至少設在正式審計的前一周。
四．人員培訓。預審小組成員理解全部驗廠條款后，再將這部分內容給相關部門員工做培訓，并跟蹤其落實情況。員工培訓的頻次和內容都將依據每次預審后的結果作調整。初期階段的培訓基本上是向不同部門員工作相關條款的解釋，之后的培訓內容可能針對每次預審發現的問題有針對性地細化、具體化。如果供應商擔心自己曲解條款要求，不妨邀請買家來做初次培訓。
五． 執行預審，跟進整改。一般預審由預審小組成員充當審計員的角色，按照驗廠條款逐一檢查。缺乏驗廠經驗的供應商也可請第三方機構來做第一次預審和相關輔導。但是無論誰來做預審，供應商必須將每次預審當作正式審計來看待。每次預審中發現的不符點都要及時整改，切莫成為下次審計的“歷史遺留問題”。
六． 將驗廠要求變成管理標準，以不變應萬變, 突擊搞形象工程萬萬要不得，后果往往很嚴重……供應商們之所以抱怨“驗廠”，是因為驗廠成為了他們的沉重負擔。不僅新客戶要驗廠，老客戶更是每年復驗。一接到客戶的驗廠通知，工廠頓時全民皆兵，全廠開始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過，還會影響工廠正常的生產秩序。以質量驗廠中的倉庫管理為例，不少工廠因為平時疏于管理，庫存堆放高度大大超過標準。所以不得不在驗廠前一天晚上，加班加點搬運整理庫存，將高出部分的紙箱堆往別處；
七. 結果第二天驗廠時，還是發現了不符點——堆倉高度是正確了，可是庫存吊卡的數量忘記修改，導致記錄數和實物數不符，這樣的例子在社會責任審計中也時有發生。有工廠周日超時加班，自以為在驗廠前已將考勤記錄修改得天衣無縫，但食堂在周日的采購記錄顯示該日的采購量為全廠工人的伙食量，即暴露了全場周日加班的事實。
由上述例子我們可以看到，臨時“應付”不能從根本上解決問題，供應商要想從驗廠中真正解脫出來，只有把驗廠要求納入日常管理規范中。客戶驗廠有怎樣的要求，工廠平時就怎樣管理。臨到驗廠，工廠也無需采取大動作來整改，客戶看到的情況就是工廠平時管理的最真實情況。
驗廠過程中的幾點注意事項, 紅包游戲千萬別玩！在此，深圳市創思維企業管理技術服務有限公司鄭重提醒您幾點注意事項：
1． 如果不是突擊驗廠，可事先與驗廠人員就驗廠標準和驗廠程序做一個初步溝通。
2． 當驗廠人員提出驗廠，不得拒絕，否則容易被取消資格。
3． 最好不要通盲目企圖過送禮或消費等方式拉攏驗廠人員，否則會被對方認為有賄賂的嫌疑。
4． 驗廠人員出示文件清單后，應立即提供相關文件，不得讓對方久候。
5． 一次驗廠不合格，只要不是致命問題，可根據驗廠報告上的整改意見對工廠進行改進后再約第二次驗廠。
6． 如果標準比較苛刻，可在驗廠前請專業機構前來幫助整改。
總結：很多企業面對驗廠展示出不少“應付之法”，但不論手段如何高超，最終都難逃“百密一疏”的結果。供應商只有樹立正確的應對態度，采取正確的應對方法，才可能走出驗廠的“怪圈”。我們希望此文能夠對那些仍在“怪圈”掙扎的供應商有所幫助，令驗廠成為企業提升競爭力的契機，而不再是企業拓展業務的障礙。
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