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外貿(mào)客戶驗廠-創(chuàng)思維助推企業(yè)引領(lǐng)時代步伐！

人氣瀏覽: (3311) 發(fā)布時間: [2018-06-23]

相信很多業(yè)務(wù)員都有這樣的體驗：一個客戶跟蹤了大半年，價格樣品都被對方認(rèn)可，最終卻因為驗廠沒有過關(guān)錯失訂單。還有很多朋友把客戶提出的驗廠理解為“參觀”，沒有引起足夠的重視，最后痛失訂單。
中國企業(yè)要進(jìn)入國際市場，與國際大買家合作，其中很重要的就是要通過國際買家的驗廠，特別是勞動密集型的企業(yè)，勞工的待遇、工作環(huán)境以及環(huán)保情況都是歐美買家驗廠時所關(guān)注的。而中國企業(yè)自身也可以參照歐美買家驗廠標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，盡快成為國際化企業(yè)，更好的應(yīng)對國際貿(mào)易中的貿(mào)易壁壘和反傾銷。
針對買家驗廠，應(yīng)正確理解積極應(yīng)對
我們經(jīng)常聽到供應(yīng)商抱怨驗廠是對中國供應(yīng)商的一種歧視，是貿(mào)易壁壘的另一種表現(xiàn)形式。事實并非如此：供應(yīng)商追求的是長期的貿(mào)易伙伴，同理，對買家也是如此。買家希望通過驗廠對供應(yīng)商作進(jìn)一步了解，獲得生產(chǎn)規(guī)模、管理水平、技術(shù)水平和勞資關(guān)系等方面的具體信息，并將這些信息比對其供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)作綜合評估，再根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行取舍，驗廠報告為買家判斷該供應(yīng)商是否可以長期合作提供了依據(jù)。
另外，驗廠還可以幫助買家維護(hù)良好的聲譽(yù)和發(fā)展的可持續(xù)性。經(jīng)常可以看到國外的一些媒體曝光某著名品牌使用童工、監(jiān)獄工或者嚴(yán)重剝削勞力的事情，結(jié)果是這些品牌不僅遭受巨額罰款，還有來自消費者的聯(lián)合抵制。現(xiàn)如今，驗廠不僅僅是采購企業(yè)自身的需要，也是迫于歐美法令的必要舉措。驗廠對于中國供應(yīng)商非但不是“有所指”，相反還是一次“契機(jī)”。驗廠可以幫助供應(yīng)商提升管理，改進(jìn)勞資關(guān)系，更為雙方的長期合作和穩(wěn)定發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
目前驗廠有社會責(zé)任驗廠、質(zhì)量驗廠、技術(shù)驗廠、以及911事件后新增的反恐驗廠等幾種。其中，對大多數(shù)供應(yīng)商來說，社會責(zé)任審計是難度最大的驗廠。社會責(zé)任審計會涉及工資工時、勞動環(huán)境、歧視和環(huán)境保護(hù)等諸多內(nèi)容。而且，某些審計條款的買家標(biāo)準(zhǔn)甚至高過地方法律或條例的要求。于是，很多供應(yīng)商因驗廠無法通過與百萬訂單失之交臂。還有一些供應(yīng)商，好不容易通過首次驗廠獲得長期供貨的資格，可是在年度復(fù)審中被發(fā)現(xiàn)有重大違規(guī)，被迫中止合作。驗廠成為越來越多出口企業(yè)說不出的痛。

為了爭取訂單，沒通過驗廠的供應(yīng)商們開始另辟蹊徑。有的購買所謂驗廠軟件，以幫助工廠做出符合審計要求的“完美文件”；有的聘請驗廠公司培訓(xùn)工人，使之個個成為驗廠中的“應(yīng)答高手”；更有甚者，不惜違反法律賄賂審計員。但這些作假手段往往漏洞百出，非但不能從根本上幫助工廠解決驗廠難題，反而使之受縛于“為了驗廠而驗廠”的“怪圈”，整日在謊言中疲于奔命，最終也只落得個名利雙失的下場。可見，供應(yīng)商與其將大把精力用于弄虛作假，還不如積極切實地應(yīng)對驗廠。創(chuàng)思維社會責(zé)任項目總監(jiān)NavyZhang 認(rèn)為企業(yè)應(yīng)該做好如下幾點；

驗廠前，應(yīng)與買家積極主動溝通
驗廠前供應(yīng)商應(yīng)和買家積極主動地溝通，清楚地知道驗廠的人員組成、工作流程、審計標(biāo)準(zhǔn)等等，并做好審計前相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。以社會責(zé)任驗廠為例，通常流程如下：
見面會（Opening Meeting）。雙方介紹，驗廠審計員（Auditor，可以是買家代表，也可以是第三方審計機(jī)構(gòu)，如UL，ITS等機(jī)構(gòu)）解釋此次驗廠目的，時間安排以及驗廠過程中需要供應(yīng)商做的配合工作等
現(xiàn)場檢查（On-site Inspection）。審計員和廠方陪同人員檢驗工廠。檢驗工廠之前，審計員會要求工廠提供標(biāo)示消防通道和緊急出口的平面圖。檢驗過程中，審計員會依據(jù)審計要求在現(xiàn)場逐條檢查，如消防設(shè)施、危險品存放等。其間，審計員可能會現(xiàn)場拍照取證或者要求復(fù)印某些記錄文件，當(dāng)然，這些動作事先都應(yīng)征得廠方同意。審計員在檢驗過程中如果有疑問，還會在現(xiàn)場向工人或者管理人員直接提問。
文件審核（Documents Inspection）。審計員通常要求工廠出示考勤記錄、工資發(fā)放記錄、員工花名冊、員工保險證明、消防檢查和演習(xí)記錄等文件。審計員以這些文件反映出的信息判定工廠在工資工時、工作環(huán)境等方面與審計要求有否不符。審計員通常還會將這些文檔中的信息和現(xiàn)場的工人回答以及現(xiàn)場取證的信息進(jìn)行核對。比如，審計員將某倉庫工人的考勤記錄和倉庫收發(fā)貨時間進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)考勤顯示某日為工廠休息日而倉庫于該日又有收料記錄。這種情況下，如廠方又無法給予合理解釋并提供相關(guān)證據(jù)，則視為疑點或直接為不符點.
工人訪談（Workers Interview）。工人面談的對象選擇可以是審計員在花名冊中隨機(jī)抽取，也可以是有傾向地抽取，如刻意挑選16～18歲的未成年工，又或者是被審計員在現(xiàn)場檢查時記錄下工號的那些工人。面談的內(nèi)容基本都和工資工時、工作環(huán)境、人權(quán)保護(hù)相關(guān)。為了保護(hù)工人的權(quán)益，面談的過程對廠方嚴(yán)格保密，既不允許廠方管理人員在場，也不允許其在面談室附近區(qū)域逗留。
管理人員訪談（Management Interview）。這個階段已接近驗廠尾聲，審計員會就之前發(fā)現(xiàn)的疑點或者信息不充分的部分做進(jìn)一步提問。訪談對象也是根據(jù)需要隨點隨到，可以是車間拉長、廠長，也可以是財務(wù).
總結(jié)會議（Ending Meeting）。審計員將驗廠過程中看到的優(yōu)點和不符點加以總結(jié)。這個總結(jié)會以書面的形式當(dāng)場給工廠確認(rèn)并簽章。如果工廠對其中某些點表示不同意，也可以將意見備注在總結(jié)報告中。正式審計報告一般在5個工作日后送達(dá)工廠。
對相同類別的驗廠，如果買家不同，流程和相關(guān)審核文件也可能會大相徑庭。建議工廠至少在正式驗廠前一周和買家溝通流程、文件和人員準(zhǔn)備等信息，以免影響驗廠的效率和審廠結(jié)果。如果因為某人員不到位，或者某文件當(dāng)場無法獲得，相關(guān)審核點往往會被視作信息不充分的疑點。另外，驗廠的范圍一般為整個廠區(qū)，工廠方面需要提前準(zhǔn)備好各個庫房以及鎖閉區(qū)域的鑰匙，以備審計員隨時檢查。
做好預(yù)審工作，避免反復(fù)整改
一般來說，工廠完成初次驗廠和相關(guān)整改大概需要歷時5－6個月，有些甚至要達(dá)到一年以上，但也有少數(shù)工廠可以用兩個月就可以達(dá)到買家全部審核要求。固然，這些差別的產(chǎn)生和工廠自身的管理水平、硬件條件、人員素質(zhì)都脫不了干系，但是工廠能否做好自身的預(yù)審工作卻是更為重要的影響因素。完整的預(yù)審工作至少要包含以下幾個步驟：
一．建立工廠預(yù)審小組。預(yù)審和自發(fā)整改不僅會涉及廠內(nèi)多個部門，還可能持續(xù)相當(dāng)長的一段時間。預(yù)審工作往往因為部門間的各自為政而停滯不前。這期間，一個跟進(jìn)買家驗廠要求，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的預(yù)審小組是必不可少的。工廠高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該授權(quán)并大力支持該預(yù)審小組，以便其可以順利調(diào)配人力物力，完成預(yù)審和整改任務(wù)。
二．熟悉驗廠條款內(nèi)容。作為預(yù)審小組的成員不僅要清楚每條的內(nèi)容，還要知道評分標(biāo)準(zhǔn)，以及各條款在總評分中的權(quán)重。權(quán)重可以幫助供應(yīng)商知道哪些條款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各種社會責(zé)任審計中的“炸彈”，即便工廠其它各項都達(dá)標(biāo)，只要觸碰該“禁區(qū)”，則“必死無疑”，大多數(shù)買家發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有這種情況，基本不會給第二次機(jī)會。這里還需指出，每個買家都有各自檢驗方式和標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)驗再豐富的工廠在面對新客戶時也須逐條確認(rèn)驗廠要求。舉例來講，買家A的周工時上限是72小時，而買家B的周工時上限是60小時。此時，通過A驗廠的供應(yīng)商只有兩個選擇，要么整改工時達(dá)到B的要求，要么放棄B這個客戶。而這種整改很費時，絕非一兩個月可以完成。所以，供應(yīng)商應(yīng)在正式審計前三個月就拿到買家的審核標(biāo)準(zhǔn)，有可能的話，應(yīng)該盡早地獲得并溝通這部分信息。供應(yīng)商越早熟悉條款，則越早清楚自身情況和驗廠要求之間的差距，也就越早清楚整改難度。而這種難度將直接影響到之后的預(yù)審工作的計劃。
三．制定工作計劃。為了保障預(yù)審工作的有效率進(jìn)行，審計、整改、培訓(xùn)、溝通會議等一系列工作必須有一個計劃來統(tǒng)籌安排。該計劃不僅要約束各項工作的時間節(jié)點，指明各項工作的責(zé)任人，還要擁有一定的彈性。各時間節(jié)點間的間隔可以視實際操作進(jìn)程而定，進(jìn)行順利可以相應(yīng)縮短，反之則可延長，但全部整改的完成節(jié)點至少設(shè)在正式審計的前一周。
四．人員培訓(xùn)。預(yù)審小組成員理解全部驗廠條款后，再將這部分內(nèi)容給相關(guān)部門員工做培訓(xùn)，并跟蹤其落實情況。員工培訓(xùn)的頻次和內(nèi)容都將依據(jù)每次預(yù)審后的結(jié)果作調(diào)整。初期階段的培訓(xùn)基本上是向不同部門員工作相關(guān)條款的解釋，之后的培訓(xùn)內(nèi)容可能針對每次預(yù)審發(fā)現(xiàn)的問題有針對性地細(xì)化、具體化。如果供應(yīng)商擔(dān)心自己曲解條款要求，不妨邀請買家來做初次培訓(xùn)。
五．執(zhí)行預(yù)審，跟進(jìn)整改。一般預(yù)審由預(yù)審小組成員充當(dāng)審計員的角色，按照驗廠條款逐一檢查。缺乏驗廠經(jīng)驗的供應(yīng)商也可請第三方機(jī)構(gòu)來做第一次預(yù)審和相關(guān)輔導(dǎo)。但是無論誰來做預(yù)審，供應(yīng)商必須將每次預(yù)審當(dāng)作正式審計來看待。每次預(yù)審中發(fā)現(xiàn)的不符點都要及時整改，切莫成為下次審計的“歷史遺留問題”。
六．將驗廠要求變成管理標(biāo)準(zhǔn)，以不變應(yīng)萬變, 突擊搞形象工程萬萬要不得，后果往往很嚴(yán)重……供應(yīng)商們之所以抱怨“驗廠”，是因為驗廠成為了他們的沉重負(fù)擔(dān)。不僅新客戶要驗廠，老客戶更是每年復(fù)驗。一接到客戶的驗廠通知，工廠頓時全民皆兵，全廠開始手忙腳亂的審前“整改”。然而，臨時抱佛腳的效果并不好，不但不能保證通過，還會影響工廠正常的生產(chǎn)秩序。以質(zhì)量驗廠中的倉庫管理為例，不少工廠因為平時疏于管理，庫存堆放高度大大超過標(biāo)準(zhǔn)。所以不得不在驗廠前一天晚上，加班加點搬運整理庫存，將高出部分的紙箱堆往別處；
七. 結(jié)果第二天驗廠時，還是發(fā)現(xiàn)了不符點——堆倉高度是正確了，可是庫存吊卡的數(shù)量忘記修改，導(dǎo)致記錄數(shù)和實物數(shù)不符，這樣的例子在社會責(zé)任審計中也時有發(fā)生。有工廠周日超時加班，自以為在驗廠前已將考勤記錄修改得天衣無縫，但食堂在周日的采購記錄顯示該日的采購量為全廠工人的伙食量，即暴露了全場周日加班的事實。
由上述例子我們可以看到，臨時“應(yīng)付”不能從根本上解決問題，供應(yīng)商要想從驗廠中真正解脫出來，只有把驗廠要求納入日常管理規(guī)范中。客戶驗廠有怎樣的要求，工廠平時就怎樣管理。臨到驗廠，工廠也無需采取大動作來整改，客戶看到的情況就是工廠平時管理的最真實情況。
驗廠過程中的幾點注意事項, 紅包游戲千萬別玩！在此，深圳市創(chuàng)思維企業(yè)管理技術(shù)服務(wù)有限公司鄭重提醒您幾點注意事項：
1．如果不是突擊驗廠，可事先與驗廠人員就驗廠標(biāo)準(zhǔn)和驗廠程序做一個初步溝通。
2．當(dāng)驗廠人員提出驗廠，不得拒絕，否則容易被取消資格。
3．最好不要通盲目企圖過送禮或消費等方式拉攏驗廠人員，否則會被對方認(rèn)為有賄賂的嫌疑。
4．驗廠人員出示文件清單后，應(yīng)立即提供相關(guān)文件，不得讓對方久候。
5．一次驗廠不合格，只要不是致命問題，可根據(jù)驗廠報告上的整改意見對工廠進(jìn)行改進(jìn)后再約第二次驗廠。
6．如果標(biāo)準(zhǔn)比較苛刻，可在驗廠前請專業(yè)機(jī)構(gòu)前來幫助整改。
總結(jié)：很多企業(yè)面對驗廠展示出不少“應(yīng)付之法”，但不論手段如何高超，最終都難逃“百密一疏”的結(jié)果。供應(yīng)商只有樹立正確的應(yīng)對態(tài)度，采取正確的應(yīng)對方法，才可能走出驗廠的“怪圈”。我們希望此文能夠?qū)δ切┤栽凇肮秩Α睊暝墓?yīng)商有所幫助，令驗廠成為企業(yè)提升競爭力的契機(jī)，而不再是企業(yè)拓展業(yè)務(wù)的障礙。

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