BSCI驗廠程序認(rèn)證中發(fā)現(xiàn)好多工廠未對離職員工進行管理，驗廠培訓(xùn)深圳創(chuàng)思維顧問提醒供應(yīng)商必須要有合適的程序，收回終止雇傭關(guān)系的員工的身份證件，其進入廠區(qū)和使用電腦系統(tǒng)的權(quán)限。
        合規(guī)重要性
        終止雇傭關(guān)系的員工，尤其是非自愿離職或前往供應(yīng)商競爭對手公司工作的員工，必須要小心處理，保護好供應(yīng)商的知識資產(chǎn)和實物資產(chǎn)。
        在此類員工離開工廠場所前，必須要收回供應(yīng)商發(fā)放的所有物品，并由一名指定 HR 代表或經(jīng)理記錄存檔。  此類物品包括供應(yīng)商發(fā)放的車輛/鑰匙、身份識別卡、名片、辦公室/桌子/柜子的鑰匙、信用卡、筆記本電腦、手機、工具、制服或任何其他保存在該員工辦公室/桌子/柜子內(nèi)的公司文件。   這一點對貴重物品和涉及安全的物品尤為重要，如汽車、計算機、手機、鑰匙及身份證件；此類物品的歸還應(yīng)記錄到該員工的個人檔案中，并由其簽字確認(rèn)。
        如果該名員工曾經(jīng)了解供應(yīng)商的保險箱、銀行保險柜或其他重要物件的開鎖密鑰/密碼，供應(yīng)商必須確保已更改所有上述物件的開鎖密鑰/密碼，以保護供應(yīng)商資產(chǎn)。
        為確保員工已歸還所有必要物品，鼓勵供應(yīng)商制訂政策并建立程序，規(guī)范離職手續(xù)，包括管理員工歸還物品以及當(dāng)員工未歸還物品時應(yīng)采取的行動的規(guī)定。 將該政策和程序告知所有員工，并對指派來負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)的 HR 代表或經(jīng)理進行培訓(xùn)。

                   
        如果恰逢離職當(dāng)日發(fā)放離職工資，則供應(yīng)商應(yīng)該準(zhǔn)備一張離職工資收據(jù)，并讓該名員工簽字確認(rèn)。
        離職當(dāng)天，IT 代表必須禁用該名員工的用戶身份及密碼，確保該名員工在離職的同時無權(quán)限訪問 IT 系統(tǒng)。
        最終離職文件，包括收回物品的清單，應(yīng)存入到該名員工的個人檔案中。  終止雇傭關(guān)系的員工的個人檔案應(yīng)就地保存至少 12 個月，或者根據(jù)當(dāng)?shù)胤傻囊蟊４娓L時間。
        糾正措施步驟
        1.制訂政策并建立程序（需包括上述所列建議），規(guī)范離職手續(xù)。
        2.將該政策和程序告知所有員工，并對將負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)的 HR 代表或經(jīng)理進行培訓(xùn)。
        3.在所有終止雇傭關(guān)系的情況中，該 HR 代表或指定的經(jīng)理必須根據(jù)政策和程序，辦理該名員工的離職手續(xù)。
        4.確保 IT 代表立即禁用離職員工的用戶身份及密碼。
        5.供應(yīng)商應(yīng)定期進行內(nèi)部審核，確保供應(yīng)商的政策和程序得到了遵守，如果發(fā)現(xiàn)有任何違反規(guī)定/有所背離的行為，應(yīng)確定根本原因并實行糾正措施。
        糾正措施所需證明
        1.員工離職手續(xù)相關(guān)政策和程序的副本。
        2.收回雇傭關(guān)系終止/離職員工物品的示例清單。
        3.定期進行內(nèi)部審計以及實施糾正措施的證明。

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